Desde el servicio de correo electrónico certificado de eSignaBox podrá enviar comunicaciones a direcciones de email de clientes, proveedores, empleados,…, para certificar la trazabilidad del envío, entrega y recepción. El Servicio genera evidencias de su transmisión, recepción, acceso a la información, integridad del contenido e identidad del emisor y receptor.
El sistema almacena para cada estado de la comunicación (Generación, envío, recepción, lectura y respuesta) la fecha, hora, IP y Sistema operativo del emisor y receptor.
Las comunicaciones son certificadas por eSignaBox, como tercero de confianza, generando un acta que incluye trazabilidad y auditoría de la comunicación, junto con sus documentos y datos, que firma con su certificado digital y añade un sello de tiempo de una Autoridad de Certificación homologada.
Cabe destacar, que sea cual sea el estado de la comunicación, siempre podrá descargar el acta de la comunicación y/o los documentos adjuntos si los hubiera. Además, también podrá reenviar dicha comunicación, quedando este reenvío debidamente registrado en el panel de eventos de la comunicación, el cual podrá consultar siempre en todas las comunicaciones, sea cual sea su estado, y que registra entre otras cosas, la fecha y hora de cada cambio de estado.
Las comunicaciones certificadas pueden encontrarse en los siguientes estados:
- El mensaje ha sido enviado: Significa que el servicio de envío masivo configurado por eSignaBox ha recibido y aceptado el envío.
- El mensaje no se ha podido enviar: El servidor destino o el servicio de envío masivo han detectado algún error que ha impedido la llegada de la comunicación al destinatario. Los errores pueden ser de varios tipos: Destinatario incorrecto, bloqueo, ya sea del emisor o del contenido de la comunicación, cuenta inactiva, bandeja del destinatario llena, etc.
Hay que tener en cuenta que algunas veces el sistema de filtrado de correos del servidor destino rechaza la entrega de forma silenciosa, en cuyo caso el estado de la comunicación no cambiará, quedando este en «Entregado al servidor destino». - No se ha confirmado la entrega del mensaje: Esto ocurre cuando se ha detenido el proceso de envío y no se ha recibido ninguna notificación de la causa por parte del servidor destino ni del servicio de envío masivo de correos. Normalmente suele pasar cuando la dirección del destinatario no existe. Este estado es temporal, ya que cuando se reciba una respuesta, cambiará al estado oportuno.
- El mensaje ha sido recibido por el servidor: El sistema de envío masivo ha enviado la comunicación al sistema destinatario y este a aceptado dicha comunicación, notificando este hecho a eSignaBox.
- El destinatario ha visto la notificación: Significa que el destinatario ha accedido al correo recibido pero no a la comunicación certificada. Es decir, no ha seguido el enlace que contiene el correo que da acceso a dicha comunicación. Cuando la comunicación pase a este estado recibirá una notificación informándole de ello. Si el cliente de correo del destinatario tiene bloqueada la descarga de contenidos remotos no será posible obtener esta evidencia.
- El destinatario ha leído el mensaje: Este estado se produce cuando el destinatario accede a la comunicación, es decir, pulsa el enlace del correo recibido. Cuando la comunicación pase a este estado también recibirá una notificación informándole de ello.
El sistema generará actas de comunicación que certificará el contenido:
Si desea más información puede consultar nuestra página de soluciones de firma en cloud https://www.indenova.com/cloud/ o escribirmos a
