Uno de los principales objetivos de Indenova es reducir el consumo de papel y digitalizar los procesos de las entidades desde el principio hasta el final. Esto no sería posible sin las herramientas eSignaBPM, DigitalizaciónCertificada, eSignaRM (ArchivoElectrónico), OCR etc. disponible en nuestro catálogo de servicios.
Con las herramientas eSigna, podemos automatizar todos los procesos de una organización, pero en numerosas ocasiones nos encontramos que los usuarios utilizan otras herramientas distintas a eSigna, que es necesario actualizar con los datos de gestionados en el procedimiento o automatizado o necesitamos extraer información de dichos sistemas para que nuestro proceso avance.
Mediante los mecanismos de integración de los que dispone la plataforma, podemos extraer o enviar información capturada en los procesos diseñados en eSigna BPM o eSigna Sede Electronica. Estos mecanismos van desde la extracción de información mediante Servicios Web o la llamada a rutinas incorporadas a los formularios o las tareas que diseñemos.
Pero, en algunas ocasiones, nos encontramos que las aplicaciones de las que necesitamos extraer datos o enviar información de consolidación capturada en nuestros procesos no disponen de mecanismos de integración y nos vemos obligados a realizar complejos procesos de integración directamente en base de datos, con los riesgos que ello conlleva.
Para paliar estos problemas, inDenova utiliza un módulo de su plataforma denominado eSigna RPA, basado en el producto Open RPA, que permite realizar estas integraciones o extracción de información de dichas aplicaciones de forma automatizada, permitiendo que el flujo sea 100% electrónico.
eSigna RPA, permite simular las acciones de una persona sobre las tareas que realiza en las diferentes aplicaciones de su trabajo diario, dentro de un entorno en el que interactúa con la interfaz de usuario de un sistema informático. De esta forma podemos indicarle al robot que ejecute las aplicaciones que queremos integrar, para extraer datos o grabar información como si las hiciera una persona.
En la plataforma eSignaBPM, hemos implementado unos eventos que permiten generar los ficheros de comunicación que se enviarán al “robot” en formato JSON, con lo que podemos fusionar procesos en los que intervendrán las personas oportunas y que se diseñarán mediante BPMN con la herramienta eSigna Designer y tareas que ejecutará un robot, según lo que hayamos configurado mediante el sistema eSigna RPA.
La herramienta eSignaRPA iniciará a partir de un JSON recibido la robotización correspondiente a esa orden. La ejecución del robot se realizará se forma desatendida. Si la ejecución se realiza correctamente, se almacenará en un directorio de eSignaRPA el resultado de la integración, ya sea satisfactorio o erróneo. Dependiendo de la respuesta obtenida por la integración, eSignaRPA avanzará el expediente a una tarea u otra mediante un código de estados que el producto BPM ya tiene implementados.
Por poner un ejemplo de uso de esta tecnología, veamos el siguiente diagrama desplegado es eSigna BPM. Se trata de la automatización de los partes de baja de personal (Partes de IT). Se ha automatizado todo el proceso sin programar una línea de código. Se inicia con el empleado que toma una foto de su parte de IT y por extracción de información mediante nuestro sistema de eSigna OCR, se rellena el formulario de solicitud de parte de baja.
El sistema procesa la petición e inicia un flujo que en su primera actividad envía a eSigna RPA la información del parte. Dicho robot recibe la información y realiza dos actividades, insertar la baja en el ERP de la empresa y posteriormente mediante la aplicación SILTRA envía automáticamente el parte al INSS. En el caso de que todo vaya correctamente el robot genera un fichero que el BPM procesa y avanza el flujo hasta el estado final, si algo sucede el robot envía el flujo a una tarea de revisión por parte del asesor para que revise lo sucedido.
